Pendahuluan
Sering kali kita merasa bingung ketika ditanya tentang keberhasilan diri kita, atau ketika kita berada di dalam suatu organisasi, kita sulit mengetahui apakah organisasi kita berhasil atau sudah mencapai tujuan yang ditetapkan.Kesulitan dalam menentukan suatu tingkat keberhasilan adalah suatu masalah yang mendasar dalam suatu organisasi. Hal ini akan mempengaruhi jalannya organisasi kedepannya.
Kita mengetahui bersama, bahwa untuk mencapai suatu berhasilan membutuhkan waktu, kadang ketika kita mengevaluasi tujuan yang sudah kita tetapkan, kita menjadi gamang untuk menentukan apakah diri kita sudah berhasil atau belum. Dan kecenderungan yang akan kita lakukan ketika kita belum mencapai keberhasilan adalah mengubahan tujuan yang akan kita raih. Padahal sesungguhnya langkah yang kita tempuh sudah sesuai dengan tujuan yang kita tetapkan, tetapi belum menampakkan hasil yang nyata.
Akhirnya ketika tujuan terus berubah dan indikator keberhasilan sulit untuk kita lihat faktanya, kecenderungan kita adalah membiarkan diri kita atau organisasi kita berjalan apa adanya, dan akhirnya sampailah kita pada kondisi kita saat ini.
Manfaat KPI
Untuk melakukan perubahan sejak saat ini bukanlah suatu hal yang percuma untuk dilakukan. Oleh karena itu, siapapun kita, dimanapun kita beraktivitas membutuhkan suatu indikator keberhasilan dari suatu tujuan yang sudah kita tetapkan (jika dalam organisasi, tujuan organisasi disetujui secara oleh seluruh elemen yang ada). Alasan kenapa kita membutuhkan indikator keberhasilan sudah cukup terurai diparagraf sebelumnya, sedikit akan saya uraikan manfaat dari adanya indikator keberhasilan ini dalam kehidupan kita atau dalam organisasi kita.
Manfaat adanya point-point indikator keberhasilan (Key Performance Indicator) adalah :
- Adanya pedoman bagi kita untuk memandu mencapai tujuan. Karena dalam KPI ditentukan point-point tujuan yang akan kita kerjakan.
- Kita bisa menentukan tingkat keberhasilan yang sudah kita raih. Karena dalam KPI ditentukan target keberhasilan dari tiap poitnnya.
- Kita bisa mengejar ketertinggalan dari tiap tahapan yang ada. Karena dalam KPI kita bisa melihat capaian tiap tahap, sehingga ketika salah satu tahap tidak terpenuhi, dengan mudah kita bisa mengetahui dan mengejar ketertinggalan yang ada.
- Adanya fokus dalam gerak. Karena dalam KPI hanya memuat point-point yang akan dilaksanakan untuk mencapai keberhasilan, sehingga kita dapat dengan mudah membedakan apakah suatu aktivitas yang kita lakukan memang bermanfaat untuk mencapai tujuan atau tidak ada korelasi dengan tujuan yang akan kita capai.
Teknis Penyusunan KPI 1 tahun
Dalam menyusun KPI diperlukan beberapa data yang sebaiknya ada, seperti Job Description, Visi dan Misi, dan Tujuan. Setelahnya kita tuangkan visi dan misi, job description, dan tujuan kedalam format KPI yang berisi sebagai berikut :
- Point-point KPI : pada kolom ini kita menentukan point-point apa saja yang akan kita jadikan sebagai indikator keberhasilan. Point-point yang dituliskan haruslah bisa diukur atau memenuhi kriteria SMART, Contoh : Jumlah siswa, Jumlah pendapatan, Implementasi SOP, dll. Hindari point-point KPI yang tidak bisa diukur, contoh : sukses ujian, peserta training banyak, dll.
- OuM (United Of Measure) / satuan pengukuran : pada kolom ini kita tentukan satuan dari point KPI yang ada. Contoh : Jumlah siswa dengan satuan orang, implementasi SOP dengan satuan %, jumlah pendapatan dengan satuan Rupiah, dll
- Bobot : pada kolom ini, kita memberikan bobot pada tiap point KPI yang kita miliki. Bobot ini mencitrakan prioritas dalam menentukan keberhasilan. Contoh : kita memiliki 4 point KPI : 1) Jumlah siswa, 2) Pendapatan, 3) Implementasi SOP, 4) Kepuasan Pelanggan, dan kita memberikan bobot sebagai berikut :
1) Jumlah siswa : bobot 40
2) Pendapatan : bobot 25
3) Implementasi SOP : bobot 20, dan
4) Kepuasan Pelanggan : bobot 15
Sehingga total semua bobot adalah 100 point.
- Base Data / Data Awal : pada kolom ini kita tuliskan data awal yang ada dari poitn KPI tersebut, jika belum ada datanya diberi keterangan n.a (not aviable).
- Target/Rencana : Pada kolom ini kita cantumkan angka yang ingin diraih kedepannya. Contoh : Jumlah murid (orang), base : 50, target : 80; Pendapatan (Juta,Rp), base : 100, target : 200; dll
- Keterangan : pada kolom ini kita menuliskan penjelasan cara pengukuran dari tiap point KPI yang dituliskan. Hal ini dilakukan untuk memperjelas capaian dari tiap2 point KPI yang ada. Contoh : Jumlah Siswa (keterangan : Jumlah siswa ini diambil dari banyaknya siswa baru yang mendaftar pada tahun ajaran baru).
Bentuk form KPI yang dimaksud adalah sebagai berikut : (contoh)
|
No
|
KPI
|
UoM
|
Bobot
|
Base
|
Target
|
Keterangan
|
|
1
|
Jumlah siswa
|
Orang
|
40
|
50
|
90
|
Banyaknya siswa baru yang mendaftar
|
|
2
|
……
|
…..
|
…..
|
…..
|
…..
|
…..
|
Perumusan, Persetujuan dan Pertanggunganjawab KPI
Setelah kita berhasil merumuskan KPI, kemudian kita harus mengkomunikasikan kepada seluruh pihak yang terkait pada KPI tersebut. Jangan sampai terjadi ada pihak yang tidak sepakat dengan KPI yang sudah dibuat, karena hal ini akan mempengaruhi totalitas seseorang dalam menyukseskan KPI. Setelah seluruh pihak setuju dengan KPI yang disusun, barulah KPI tersebut dipertanggungjawabi kepada pihak yang lebih tinggi.
KPI yang sudah tersusun dan disepakati harus diberitahukan kepada pihak yang lebih tinggi agar dia pun mengetahui apa yang akan kita kerjakan dalam mencapai tujuan kita. Proses pemberitahuan kepada pihak atasan akan menimbulkan masukan atas KPI yang sudah disusun. Hal ini akan menghindari terjadinya ketidaksepakatan antara kita dan atasan kita di tengah periode kerja yang akan digulirkan.
Jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan pembuat dan pihak yang menyetujui dari dokumen KPI yang sudah disusun. Tanda tangan adalah salah satu bukti bahwa dokumen tersebut sudah sah.
Proses perumusan, pengkomunikasian dan persetujuan disebut Roll Down. Sedangkan proses pertanggunganjawab kepada pihak yang lebih tinggi disebut Roll Up.
Teknis Penyusunan KPI dalam format Bulan
KPI dalam format bulan diperlukan untuk menterjemahkan tahapan-tahapan yang dilakukan di tiap bulannya, serta targetan-targetan yang diinginkan dalam setiap bulan, sehingga kita bisa mendeteksi lebih cepat kesulitan, kesuksesan dan hal lainnya yang menyebabkan KPI kita tidak terpenuhi.
Memonitor dan Mengevaluasi KPI
KPI yang sudah dibuat sebaiknya dimonitor setiap seminggu sekali dan dievaluasi capaiannya setiap sebulan sekali. Monitor yang dilakukan 1 minggu sekali dalam rangka mengetahui kesulitan/masalah yang terjadi dalam menggapai sasaran 1 bulan.